數智化轉型下，財務共享各類RPA建設如何避坑

企業數智化轉型時代的熱詞—RPA是業務流程優化的利器之一。但對於部分非IT人士對RPA在企業管理領域的運用優勢及實施注意點還不太了解，今天與大家快速科普一下。

RPA全稱為Robotic Process Automation，即機器人流程自動化，是一種能夠在計算機／手機等數位化界面完成重複性工作與任務的技術。即通過記錄員工在電腦桌面上的操作行為，將業務處理規則和操作行為記錄下來，模擬人的方式在電腦上自動執行一系列特定的工作流程。簡單來說，RPA可以模擬人工，代替人工進行複製、黏貼、點擊、輸入、提交等操作，協助人類完成大量“規則較為固定、重複性較高、附加值較低”的日常事務性工作。

📌 RPA為什麼會成為業務流程優化或自動化選擇的首要考量？

關鍵原因為隨著企業發展，企業管理資訊系統越建越多，各個系統之間存在著壁壘，資訊孤島就此產生；對於大公司來講，重新開發系統或者改造對接集成會產生較大的成本，同時涉及各個利益相關方的協調、溝通與規劃等工作。而隨著AI技術的發展與普及，RPA構建一個業務流程的部署成本也越來越低。對企業來講，花1-2個月就可以解決耗時許久的系統建設或自動化對接問題，是一個非常合適的商業選擇。

然而，企業想要順利實施RPA並獲得最佳效果，需注意實施過程中容易出現的6大陷阱：

① 流程不適用

不是所有的業務流程都適合實施RPA，選流程是RPA項目成功與否的決定性因素。流程如果選得好，那麼開發速度會加快，流程運行穩定，用戶體驗也好。但是如果前期流程選擇出現了問題，後面在梳理、開發、測試和上線上就會出現大量問題，並且會造成使用效果不佳，用戶逐漸拋棄使用的現象。有些業務流程天生不適合實施RPA，具體包含下述2類：

比較複雜的流程或場景：針對較複雜的流程做RPA規劃將會產生高額的費用，中低複雜程度的流程或子流程是RPA項目初期的最佳目標。企業應從價值最高或架構簡單的部分流程開始，逐步提高業務流程的自動化程度。如果在複雜場景下部署RPA，一方面是自動化成本會增加，另一方面短時間內不會有明顯回報，甚至可能部署失敗，浪費人力、物力和精力。

經常變化的流程：RPA不適合被部署到經常變化的系統中去，頻繁升級或者變更會導致RPA項目維護難度直線上升。

RPA到底適用於什麼場景？

在哪裡能夠發揮它的最大功效？

建議企業選擇觸發頻率高、操作邏輯簡單且易標準化、部署難度低、系統環境穩定的業務流程。目前的RPA的使用場景範圍內，大部分場景集中在財務流程自動化上，財務的流程由於涉及到大量表單和系統操作，數據處理量大、規則明確，人工重複工作多，這些流程都適合用RPA來完成。

② 期望不合理

企業可以對RPA有所期待，但不切忌相信RPA本身會帶來巨大的投資回報，或認為將RPA與其他技術如OCR相結合，可以獲得較高收益。從技術角度來看，在需求明確且具體的前提下，許多流程實現自動化並不難。但梳理和選擇流程時需核定自動化的必要性和投產比。

如果花費了時間、精力與成本，將RPA部署在一些並非亟需優化的流程上或過度要求超級自動化，最終較低的投資回報率（ROI）將會令運營者對RPA的效用產生懷疑。

③ 推進方法太傳統

企業採取過於工程化的軟體實施方法來實施RPA機器人，包括低價值文檔的輸出與里程碑階段性劃分，可能會使通常只需1~2週即可完成部署的RPA機器人延長至幾個月。企業應依據自身實際情況，根據優先級簡化實施方法，通過靈活漸進的方式整體規劃分階段實施RPA機器人，逐步提升業務流程的自動化程度。

④ 主導不準確

項目建設初期，大多數企業通常認為RPA是系統流程自動化項目，從而忽視了最終要把業務交付給虛擬數位員工來處理。成功的RPA項目通常由業務為主導，協同資訊技術IT團隊、人力資源以及相關職能部門緊密合作。

隨著自動化需求的增加，RPA項目可以在組織內實現有效的規模擴展。企業可以通過建立一個組織來負責工作流程評估、自動化管理和提供組織範圍內的相應支持等從而推動RPA的長期成功，我們稱之為RPA COE。構建一個以業務為導向的RPA卓越中心（COE）是發揮虛擬數位員工能力的最佳方式。

⑤ 優化不閉環

RPA分為無人值守和有人值守兩種，也有企業採用人機協同的方式運行RPA程序。不過，無論部署了哪種類型的RPA，企業都需要定期根據業務需求的變化和增長，不斷對RPA的應用場景做出調整、完善與更新，並不是部署完成就可以一勞永逸。

企業應樹立隨需應變、持續優化的觀念，最好能和RPA供應商或者內部人員做好定期對接和復盤，提出擴展、優化和持續完善的方案，不斷推進RPA優化落地，以便達到RPA使用效益的最大化。

⑥ 技術不重視

RPA實施是一個IT項目，但又不僅僅是一個開發項目。 RPA需具備隨著企業管理的不斷深化，支持隨需應變、持續擴展完善的能力，這樣就要求企業選擇貼合企業環境的功能強大、技術先進、方案成熟、性能穩定可靠、系統安全等特性的技術平台，使得企業能夠加速整個實施過程、以更少的成本更優的方式落地項目；又必須有良好的實施規範作為支撐，重視業務方案和技術架構在整個項目的重要性，保障整個項目在合理的項目規劃和管控重點下有序推進。用友智多星RPA產品架構：

（圖：用友智多星RPA產品架構）

📌 經典RPA場景透視

RPA機器人作為超自動化的利器，能夠助力企業數位化快速落地，打通各個系統之間的壁壘，自動完成重複、業務量大的工作，實現降本增效。例如：

① 客商主數據維護機器人

背景：在企業實際經營中，簽訂合約後，一般要求銷售方或採購方企業提供相關開票資訊和收款帳戶，如合約截圖、或發票截圖、或企業信用代碼證圖片。企業需根據圖片上的資訊維護到財務系統客戶檔案或供應商檔案，客戶或供應商指定到對應所屬組織。客商檔案錄入和審核資訊要素多，檔案主數據資訊數據質量要求高，客商資訊涉及相關帳務、交易等關鍵業務流程，是風控管理的重要環節。

解決方案：通過OCR識別企業營業執照或發票截圖自動填寫客商名稱、分類、稅號等資訊，自動調用企業工商資訊／身份證實名認證API進行企業工商資訊／個人身份要素的智能審核，審核通過自動生成客商資訊，否則推送錄入人進行異常處理。

（圖：智能化流程：OCR識別錄入/RPA審核）

價值：

• 減少人工作業，釋放勞動力
• 智能審核能大幅降低錯誤率，降低溝通成本，提高審核效率和審核質量
• 24小時不間斷智能化服務
• 降低內控風險

② 發票勾選機器人

背景：日常工作中，發票繁多的情況下，一張張勾選與核對需要時間長，日常工作量較大，且易出錯。

解決方案：通過RPA實現發票圖片自動結構化數據，在勾選平台下載待勾選發票，與OCR識別的發票數據進行匹配，批量上傳勾選。

（圖：批量勾選發票機器人流程）

價值：

• 減少人工作業，釋放勞動力
• 正確率提高100%，約節約90%時間，實現全流程自動化。
• 24小時不間斷智能化服務
• 降低內控風險

③ 銀企對帳機器人

背景：

• 多單位、多銀行、多帳戶重複操作，需要登錄不同網銀下載銀行流水
• 對帳週期短，工作量大，對帳期間財務人加班多
• 人工對帳存在一定疏漏風險

解決方案：RPA流水下載機器人自動登錄網銀下載銀行流水並放置統一文件目錄，資金核算數據採集機器人自動查詢並導出企業帳資訊，由對帳機器人完成銀行流水與企業帳核對，對帳異常通知人工介入處理。

（圖：智能化流程-銀企對帳機器人）

價值：

• 減少人工作業，釋放勞動力
• 解決單據繁多、單單匹配難的問題和跟蹤表不準確的問題
• 資金管理範圍延伸
• 資金全面性管理，體現智能化與強科技感

📌 結論

RPA是實現企業智能化管理的重要應用。企業應樹立隨需應變、持續優化的觀念，收集好RPA運行過程中來自業務人員和IT人員的反饋，進行優化與解決，讓RPA方案更加貼合業務發展、發揮更大價值。隨著全球數位化轉型進入深水區以及AIGC能力的不斷普及，對傳統RPA提出更高的自動化需求。AIGC（AI Generated Content，是指利用人工智能技術來生成內容）與RPA深度結合探索，可以有效擴大RPA能力邊界，提升RPA賽道活力，從而更廣泛地優化財務流程，提高業務處理效率和質量。

用友從2007年開始護航中國企業財務共享建設，17年來已成功為500餘家企業建設“財務共享服務中心”。用友專家團建置經驗豐富並累積了大量項目諮詢知識，深知在財務共享規劃期、建設期及運營期等各階段實施過程中會遇到的問題與挑戰，並不吝提供建議及解決方案，助力企業數智化轉型。

關鍵字：#BIP、#YonBIP、#智能財務、#財務雲、#RPA、#RPA機器人、#機器人流程自動化、#流程自動化機器人、#雲服務、#商業創新、#企業數位轉型